Cómo transformar ciertas barreras tecnológicas en fortalezas para su empresa.


Analizaremos cada una de las barreras y le daremos un conjunto de sugerencias que deben tener en cuenta para convertirlas en ventajas.

Veremos por qué no debe preocuparse por saber “donde están los datos de mi empresa” sino por cuan protegidos están y qué herramientas de seguridad y controles debe exigir para evitar el acceso de extraños a los datos de su empresa.

Pero antes es importante repasar algunos aspectos deseados que debería cumplir el proveedor de una herramienta tecnológica de gestión.

En nuestra primera entrega (“Como elegir una solución tecnológica para nuestra empresa Parte I”), desatacábamos que es muy importante que el proveedor hable el lenguaje de la industria de reuniones. Ya explicamos claramente en la parte I, los beneficios que brindan las empresas tecnológicas que trabajan en nuestra industria y también las desventajas y costos adicionales que lleva el proyecto si el proveedor elegido no es de nuestra industria o no tiene experiencia en software o solo es un representante de una marca y no es el propietario de la herramienta.

Tenga en cuenta que el personal de soporte técnico de su proveedor hable su idioma, hará la comunicación más fluida, clara, directa y eficaz.

Una tendencia que se está imponiendo cada vez más son las relaciones a largo plazo, donde el proveedor acompaña a lo largo de los años a su cliente incorporando los cambios que exige el mercado en el software, de manera personalizada para cada cliente.

Cada vez es más común y mucho más económico que estos servicios se brinden en la nube de internet, pero: ¿es ésta la forma en que debemos recibir el servicio o será mejor tener el software e información en nuestros propios servidores “adentro” de nuestra empresa?…

No vamos a hacer el análisis económico del tema porque sabemos que la nube gana y desde ese punto de vista lo beneficia y mucho, pero sí analizaremos aquellos aspectos en los cuales la nube de internet le genera inseguridades o al menos esa sospecha interior de que algo “no le genera seguridad” y que nosotros definimos como “barreras mentales” que bien vale la pena analizar.

Bajo esta mirada trataremos de identificar esas barreras mentales, ver qué porcentaje tienen de barreras reales (porque lo tienen) y cómo puede hacer para que se transformen en fortalezas para su empresa.

Dicen que cuando tenemos un problema y tenemos la posibilidad de mirarlo desde diferentes puntos de vista se enriquece la decisión.

La “barrera” más mencionada es “… ¿dónde están mis datos, en qué sitio, en qué país? …”, acompañada inmediatamente de “… ¿quién más puede acceder a ellos sin mi autorización? ... ¿y si me roban la base de datos? …”, éste es un aspecto inicialmente real que usted puede transformar positivamente a favor de su empresa.

El directorio de una empresa mira entre otros aspectos “la realidad económica” y generalmente, si la empresa tiene fines de lucro, sus ganancias, pero ellos saben perfectamente que su dinero “no está en los bancos con los que trabajan” porque hoy el dinero es electrónico y se mueve de un lugar a otro del mundo en segundos, a través de una entidad de confianza que gestionan esos movimientos (bancos, entidades financieras etc).

Para ellos lo importante no es donde está el dinero, sino que le pertenezca a la empresa y que solo la empresa pueda utilizarlo de acuerdo con sus objetivos.

Si el directorio de una empresa confía su dinero, a entidades que lo administran de manera electrónica en la nube de internet, siguiendo protocolos de seguridad establecidos y que se actualizan periódicamente, entonces perfectamente puedo exigir “como mínimo” dichos protocolos de seguridad a mi proveedor de software de gestión y trabajar en la nube de internet con la misma seguridad que el directorio aprueba la administración del dinero de la empresa.

En definitiva, el software de gestión podrá permitirles trabajar con la misma seguridad que hoy trabajan los bancos y entidades financieras.

Adicionalmente puede exigirle al proveedor de software de gestión que tenga protecciones adicionales de seguridad en el software, que le den la tranquilidad de que sin importar donde están sus datos sea “solo usted, o su equipo” o “quien usted determine” los que puedan acceder a los datos (y no otras personas) y que con permisos personalizados pueda permitir el acceso a terceros “solamente” a determinados datos y no a la totalidad de la información.

Para la seguridad en internet existen, entre otros, el protocolo “https” (que utilizan las entidades bancarias), y usted puede exigirle a su proveedor trabajar con dicho protocolo.

Así como también: un área privada, varios controles de acceso adicionales, perfiles de usuario, para determinar quién puede acceder a qué datos y qué puede hacer con ellos (solo consulta, modificarlos, imprimirlos, etc), controles con variables de sesión de usuario, etc.

Por lo tanto, si exige y respeta los ítems anteriores “usted ya ha transformado la primera barrera en fortaleza”, entonces, No debe preocuparse por “donde están sus datos” sino por cuan protegidos están y qué protocolos de seguridad y controles de acceso tiene para evitar el acceso de extraños a sus datos.

Ahora tiene sus datos muy seguros en la nube de internet, la segunda “barrera” que debe pasar y tratar de transformar en fortaleza es: … ¿puedo acceder siempre a mis datos? ¿y si se cae el servidor?

Un servicio adicional que debe estar incluido en el contrato con su proveedor -del software de gestión- es el servidor donde se trabajará. Conviene dejar el tema de la selección de servidores en manos de expertos, de aquellos que saben cómo la programación interna del software de gestión utilizará mejor los recursos de los servidores (léase su proveedor de software de gestión).

Esto no debería tener un costo adicional para su empresa, salvo que pida condiciones especiales (como, por ejemplo: “quiero un servidor único para mi”), en ese caso conviene pedirle al proveedor que haga la cotización con condiciones especiales y sin ellas, y así poder elegir la opción que más se adecue a sus necesidades.

Gracias a tecnologías de servidores redundantes muy usadas, ya hace años, podemos afirmar que si se eligió correctamente el servicio en la nube de internet y el software de gestión elegido funciona correctamente, entonces estará activo todos los días del año sin problema.

Un buen proveedor de servicios de servidores en la nube de internet hace mantenimientos preventivos programados de servidores e infraestructura, de tal forma que los clientes finales no se enteran de dichos mantenimientos. Por lo tanto, por este lado usted tendrá el uso garantizado los 365 días al año.

Ahora debemos garantizar que la gente de nuestra empresa acceda siempre a la información necesaria.

Para ello alcanza con tener contratados en su empresa dos proveedores locales de acceso a internet (buenos en calidad de servicio y en atención al cliente), uno oficial y otro de backup, para los momentos en que el “oficial” baje el servicio por algún motivo. Esto nos asegura una conexión a internet permanente.

Una tercera preocupación que suelen mencionar es: “…yo deseo que no todo el personal pueda trabajar en el sistema desde fuera de la empresa, pero si, personal especial autorizado …”, también es un tema de seguridad el que le ayudará a resolver este problema y hay muchas empresas que lo tienen incorporado a sus sistemas de gestión. Solo debe verificar al momento de seleccionar el software de gestión que esta función esté activa.

La nube de internet, tomando las prevenciones mencionadas, es una solución segura y económica para nuestra industria que nosotros recomendamos elegir.

Si usted desea que su empresa trabaje con estos estándares de seguridad y calidad, puede hacerlo, es lo que normalmente edn Software ofrece como mínimo a sus clientes en sus servicios.

Seleccionar una herramienta tecnológica de gestión en la industria de reuniones, puede ser una tarea que simplifique el futuro de su empresa si tiene en cuenta que Incorporar tecnología no puede transformarse en un objetivo en sí mismo, sino ser siempre una herramienta eficiente que le permita crecer en productividad y destacarse en posicionamiento.